Por Alessandra Bravo, gestora do Departamento de Escrita Fiscal

A atribuição principal do departamento fiscal é registrar os fatos do dia a dia da empresa, tais como: aquisições; vendas; devoluções, transferências; remessas e retornos; serviços tomados; bem como, os serviços prestados, nos quais servirá como base de cálculo (fato gerador) para a apuração de impostos e contribuições (obrigação principal) e atendimento das exigências fiscais (obrigação acessória).

Entendendo a escrita fiscal

Fato gerador para a escrita fiscal é a situação definida em lei como necessária e suficiente à sua ocorrência. Esse momento é representado pela emissão da nota fiscal eletrônica, que tem por intuito documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre o remetente e o destinatário, e, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pela Administração Tributária, do documento eletrônico.

Para o consumidor a nota fiscal é indispensável para garantir os direitos de troca de mercadoria e/ou produto, comprovar a garantia, assegurar o direito na hora de registrar a reclamação nos Órgãos de Defesa do Consumidor; para o emitente a nota fiscal é a prova de que sua empresa paga os tributos devidos ao governo da forma correta, o que gera confiança para os fornecedores e clientes do seu negócio; para o contador, a nota fiscal é um documento comprobatório e imprescindível para o lançamento fiscal da contabilidade da empresa, sendo forçoso o envio do XML para a contabilidade cumprir o prazo de escrituração fiscal, pois a mesma não pode ficar atrasada por mais de cinco (05) dias;

Aspectos legais da escrita fiscal

A emissão de nota fiscal é claramente obrigatória, as empresas ao descumprirem essa regra podem ser enquadradas em vários pontos da legislação por crimes contra a ordem econômica e tributária.

A lei disciplina o prazo de cumprir ou não cumprir determinado ato, não seria diferente na legislação fiscal, em que os processos de execução são estabelecidos em prazos pelo legislador.  E, como ninguém pode se eximir de cumprir a lei, o descumprimento dos prazos definidos pela legislação tributária sujeita o infrator, contribuinte ou responsável a penalidades.

Os autos de infrações lavrados pela fiscalização têm como alicerce as deficiências de uma escrita fiscal, principalmente, ao cumprimento de prazos estipulados. Percebe-se um aumento considerado nas penalidades fiscais vinculadas a prazos.

Hoje o fato motivador de infrações fiscais tem sido em sua grande maioria por inobservância de prazos, o de maior incidência tem sido por cancelamento de nota fiscal após o prazo fixado de 24 horas, a penalidade pelo não cumprimento do prazo é a multa de 3% (três por cento) do valor da operação ou prestação.

Trabalho em conjunto

Por isso é de suma importância o cliente e o contador compartilharem da preocupação de manterem a escrita fiscal, rigorosamente em dia, dentro dos padrões exigidos pelo fisco, ficarem atentos aos prazos fixados em lei, aperfeiçoarem os processos de gestão dos ciclos dos PDCA, visto que, qualquer equívoco pode ensejar a aplicação de multas fiscais, causando prejuízos e danos com autos de infrações.