Otimizar tempo é fundamental nas rotinas agitadas da atualidade e uma reunião pode acabar tomando muito tempo seu e das demais pessoas da equipe, exigindo mudanças na agenda, atrasando tarefas, gerando um desconforto desnecessário e, se algum membro estiver no regime semipresencial ou de home office, vai requerer a adaptação às plataformas que permitem fazer a reunião. Por isso, é importante avaliar em quais situações você deve abrir mão de uma reunião e optar por um e-mail para resolver determinadas demandas.

Para lhe ajudar nessa tarefa, vamos apontar algumas ocasiões que podem ser tratadas por e-mail, que é uma ferramenta super útil para o dia a dia de trabalho, substituindo as reuniões.

Situações em que você pode abrir mão de uma reunião

Uma das situações em que você pode evitar fazer reuniões é quando for compartilhar relatórios. Através do e-mail, você consegue compartilhar o arquivo, tem mais facilidade para encontrá-lo e ainda fica com o arquivo do relatório guardado por um espaço maior de tempo. Você também pode usar o e-mail quando for preciso reforçar prazos. Deixar um registro formal de prazos importantes para a equipe ajuda a otimizar o tempo e a prevenir futuros erros. Além dessas duas situações, você pode utilizar o e-mail sempre que precisar entrar em contato com a equipe para contar alguma novidade ou tratar de algum assunto não urgente.

A reunião é de fato necessária

Agora, se você acha que de fato não dá para substituir a reunião, confira as dicas para tomar decisões mais assertivas. Primeiro, pense bem antes de marcar se o(os) assunto(os) podem ou não ser resolvidos por e-mail mesmo. Isso vai te poupar tempo e evitar uma reunião improdutiva ou desnecessária. Outro ponto importante é que somente sejam convocadas para a reunião pessoas que de fato precisam estar ali. Tirar alguém de suas tarefas para ouvir ou tratar de assuntos que não são da sua especialidade, além de ser chato, é desnecessário. Por fim, tente enviar o assunto da reunião por e-mail com antecedência para que o foco não seja tirado dos temas que realmente importam e também para evitar o desperdício de tempo.

E aí, o que você achou da nossa matéria de hoje? Deixe nos comentários a sua opinião e sua sugestão de próximo assunto. Até a próxima.